Viele Freelancer*innen kennen das: Auftrag erfüllt, Rechnung gestellt – aber das Geld lässt auf sich warten. Was nach einem Einzelfall klingt, ist oft strukturelles Systemversagen. Schlechte Zahlungsmoral bringt nicht nur Frust, sondern gefährdet auch Existenzen. Zeit, das zu ändern.
Hier ist dein konkreter Leitfaden, wie du dich gegen ausufernde Zahlungsziele und Zahlungsverzug wappnen kannst – präventiv, professionell und ohne Drama.
1. Zahlungsziele verhandeln – nicht nur akzeptieren
To Do:
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Nenne deine Standard-Zahlungsfrist (z. B. 10 oder 14 Tage) aktiv im Angebot.
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Begründe dein Zahlungsziel: z. B. „Ich arbeite projektbasiert und kann mir keine 30- bis 60-Tage-Zahlungszyklen leisten.“
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Achte auf AGB oder Musterverträge von Kund*innen, die automatisch 30+ Tage vorsehen – und widersprich aktiv.
2. Teilleistungen mit Teilrechnungen absichern
Warum es hilft:
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Du verteilst dein Risiko.
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Du schaffst regelmäßige Zahlungsimpulse.
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Du erkennst früh, ob ein Kunde verlässlich zahlt.
Tipp:
Teile ein Projekt ab 2 Wochen Laufzeit in sinnvolle Meilensteine und vereinbare Abschlagsrechnungen – am besten vertraglich.
3. Leistungszeitraum klar dokumentieren
Dein Vorteil:
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Pflichtbestandteil einer Rechnung (§14 UStG)
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Beleg bei Diskussionen („Der Zeitraum ist abgeschlossen, die Zahlung daher fällig.“)
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Klarer Cut gegen spätere Änderungswünsche
Formulierungshilfe:
„Leistungszeitraum: 01.07.2025 – 08.07.2025“
4. Automatisierte Zahlungserinnerung einrichten
Was du brauchst:
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Ein gutes Rechnungs-Tool mit Mahnfunktion (z. B. sevDesk, lexoffice, Bonsai)
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Klar definierte Eskalationsstufen (z. B. 1. Erinnerung nach 5 Tagen, 2. Mahnung nach 10 Tagen)
Tipp:
Formuliere Mahnungen klar, aber sachlich – nie emotional oder anklagend.
5. Verzugszinsen und Mahnpauschale nennen
Was das bringt:
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Du signalisierst Professionalität und Rechtskenntnis.
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Du schützt dich rechtlich ab, falls es hart auf hart kommt.
Beispiel-Formulierung für die Rechnung:
„Bei Zahlungsverzug behalten wir uns vor, gesetzliche Verzugszinsen (§288 BGB) sowie eine Mahnpauschale von 40 Euro zu berechnen.“
6. Verträge nutzen – auch für kleine Projekte
Warum das wichtig ist:
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Ein Vertrag schafft Verbindlichkeit.
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Er enthält klare Regelungen zu Zahlungsziel, Teilzahlungen und Fristen.
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Du hast im Streitfall etwas in der Hand.
Tip:
Nutze Vertragsvorlagen speziell für Freelancer (z. B. vom VGSD oder Freelance.de) – oder lass dir einen individuellen Mustervertrag erstellen.
7. Stärke dein Money-Mindset
Denn: Professionelles Auftreten beginnt im Kopf.
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Du bist keine Bittstellerin – du bietest eine Leistung.
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Pünktliche Zahlung ist keine Gefälligkeit, sondern Teil des Deals.
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Du darfst Forderungen stellen – klar, freundlich, bestimmt.
Prävention schützt vor Schmerz
Zahlungsverzug ist mehr als ein nerviger Nebeneffekt – er kann zur Existenzbedrohung werden. Wer als Freelancer*in langfristig bestehen will, braucht mehr als gute Arbeit: Du brauchst klare Strukturen, rechtliche Basics und ein professionelles Standing.
Mit diesem Leitfaden hast du das Werkzeug in der Hand, um dich nicht länger kleinzumachen – sondern klar und souverän aufzutreten.
English Summary
Late Payments in Freelance Work: A Silent Struggle
Late payments are a common and serious issue for freelancers. Especially larger companies often delay payments for 30, 60, or even 90 days. This is sometimes due to bureaucracy – but often a
calculated strategy to protect their own cash flow. Freelancers, however, can’t afford to wait endlessly.
There’s also a power imbalance: many hesitate to send reminders out of fear of losing future work. One effective strategy is to clearly define the service period on invoices. It creates transparency, legal clarity, and sets boundaries for revisions and payment terms. Ultimately, fair and timely payment is a matter of respect – not a bonus.